リアルとオンラインのハイブリッド開催、片方だけ意識したら必ず失敗する！

私は写真撮影以外に出張オンライン配信も行なっている。

そんな中、多くある話であるが、
同じ料金払っている際は基本公平なサービスを行うべきである。
特に、主催者、司会者、話す方（講師など）は伝えたいこととなります！

この記事を書いた背景

私も職業病的に一般参加者として顔出したときは
オンラインセミナーが
どんな動きしているか関心を持って
いつも研究している。

そんな中、先日オンライン通常参加して、
不公平な対応を感じ、
冷静に考えると「オンラインあるある」的な対応のため、
記事を作ることにした。

同時に現地参加の場合、機材セッティングなども見て、
どんな形でやっているのかも見ているが、
今回の記事では機材の話はあらためて述べる予定である。

ハイブリッドセミナーで多い、やってはいけないこと

リアル重視して、オンラインをないがしろにすること！

これについて、
確かにリアルセミナーは熱量含みライブ感も強いので、
多くの方がやってしまいがちである。

しかし、ハイブリッドで行う場合は、
この行為は、オンライン側を放置している行為につながり、
特にオンライン参加者との距離が離れてしまうこととなります！

また準備段階において、
ネット環境、機材セッティング時間、配信スペース作りも絡む。
当然のことながら、
ネット環境や配信担当との事前擦り合わせも必要である。

当日セッティング時間は
簡易的な機材レベルでも、最低45分以上用意するべきである。
セッティングから、カメラ、音声チェックまで終えて
初めて準備完了となる。

短時間の準備は質の低下が前提である。
逆に時間が長いと、最低限のセッティングから拡大構築が可能である。

セッティングを甘く見ている人多いが、
これ配信担当者のパフォーマンスにも影響します！

これをおろそかにすると、
準備時間が短くなり、セッティング、テストが十分できないまま、
配信スタートしてしまう。
この影響によって、配信トラブルが発生し、
オンライン側の苦情が多数寄せられてしまいます！

ハイブリッドセミナーは、「リアル」「オンライン」参加者とも公平に扱うこと！

イベント開催時、
リアル組とオンライン組が同じ参加費払う対応をしている場合

公平に対応することが必須です！

（オンライン独自のメリットもあるので、そちらを出すのも有効）

ただし、リアルとオンラインの特性上、
諸事情絡む際は、
オンライン側の対応について事前にアナウンスすること。

場合によってはオンライン側は安くしている場合もある。（無料含む）
この場合は、差別化の観点から止むを得ない。
ただし、客層によっては念のため、伝える必要のあること
（「質問に関してはリアル組のみ対応します」など）は伝えると良い。

主催者、講師、司会者はどんな配慮するべきか？

基本、ハイブリッドイベントにおいては、
ネット上の先にいる視聴者とリアルの参加者、両方に気を使うこと！
これは大鉄則である！

「リアル開催のみ」「オンライン開催のみ」の場合は、
片方だけ意識するだけで問題ない。

しかし、
ハイブリッドセミナーはそう簡単ではない。

「リアル」と「オンライン」両方の配慮が必要である！

この配慮ができないのにも関わらず、
無理矢理ハイブリッドを開催している人が多く、
ほとんどの場合、何らかのトラブルを抱えて失敗している！

そして失敗を教訓に、
二度と開催しない悲しいケースが起こっている。

司会者と講師は、
声がけはもちろんのこと、時々シェアタイムを行う際は、
ブレイクアウトセッションのお知らせをするなど、
オンライン側の距離感を縮める配慮。

主催者は、
入場管理や、開始前の注意事項など、オンライン目線も必要になる。

実際にオンライン配信の準備段階で起こった悪い例と良い例

悪い例（１）オンライン担当者のことを考えてない無茶振りのケース

ハイブリッドセミナーを急きょ行う流れになったが、
オンライン配信の打ち合わせが十分行われずに本番となった。
さらにはセッティングスタートからオンライン開場時間を逆算したら
約15分の超短時間の準備となった。
事前に数回交渉するも、結局受け入れられず。
結果、zoomに入れたのは２分前でテストなくぶっつけ本番。
音声に関して「音声が大きい」「音声が小さい」両方のトラブルが発生した。

悪い例（２）下見なし＆無断の荷物移動によるケース

ハイブリッドセミナー準備段階で、荷物ケーブル類を配信エリアに置いたが、
場から離れて作業していたところで、
この荷物類が私の知らないうちに勝手に移動されていた。
また、有線LAN使える話だったが、
有線LAN繋ぐルーターがネットは繋がるも
zoomだけ入れない（フィルタリング）ように設定されていた。

上記２つの影響により、
セッティングが大きく遅れ、zoomに入れたのは開始３分前となった。
また、音声関係の情報共有連携がなく、強制コントロールされたのである。
（後日当事者にフィードバック済）

悪い例を２つ挙げたが、今度は逆に良い例を１つ

良い例

事前に十分な時間をとって会場下見を行い、
ネット回線も施設の担当者が寛容な対応をしていただき、
早速有線LANで確認し、zoom接続テストも問題なかった。

当日の準備時間も余裕があり、セッティングを約１時間で実施。
音声チェックもオンライン側の対応で対処できて完成。
zoom担当者との連携もうまく進んだ。

最終的には音声画像とも苦情なしで終了した。
（厳密には回線絡み１件あったが、
これについて他パソコンで配信状況を調査したところ
相手側のネット回線の問題となり、主催者側は問題なしで終了。）

オンライン参加（参加者）した際、私が体験した不公平な対応とは？

前に私がオンライン参加したセミナー（参加費はリアルと同額）が
あったが、
そこはリアル重視、オンラインをないがしろにしていた。

あるセッションで
質問タイム時にチャット上で早く質問を投げかけるも、
ホスト側は何も反応せず、完全無視された。
その後、状況確認するも、
もっともらしい言い訳で最後は質問の機会がなく終わった。

タイムライン的要素を含め、
水面下では質問を無視したのである。
リアルの場だと、
手を上げたら、指名して当てる行為のはずが、
オンラインと軽く見て、優先順位を落とした行為であり、
本来あってはならない行為である。

最後に

こういう細かい部分も参加者は見ています！
特にオンライン参加者側の視点は大きくは３つ。

・オンライン配信がスムーズかどうか？
（ネット回線トラブルによる配信ストップは最悪のパターン）
・音声はしっかりと出ているか？
・疎外感を感じていないか？

これらがもっとも重要視される。
それ以外にもあらゆる要素が絡むが、
最低でもこの３つがないと台無し確定である。

ぜひハイブリッドセミナー主催を考えている方は、
関係者内部と配信担当の連携を密にし、配慮しないと痛い目に遭うので
くれぐれもご注意ください！

フォロー大歓迎です！

@yoshida_proflab